Электронный счет-фактура, или ЭСФ, оформляется через информационную систему электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ). Для этого нужно зарегистрироваться в системе, создать документ, указать данные поставщика и покупателя, заполнить сведения о товаре или услуге, подписать ЭСФ электронной цифровой подписью и отправить его. После успешной проверки системе присваивается регистрационный номер.
С 1 января 2026 года порядок выписки счетов-фактур регулируется новым Налоговым кодексом РК от 18 июля 2025 года № 214-VIII и Правилами выписки счета-фактуры, утвержденными приказом Министра финансов от 28 октября 2025 года № 629.
Кому подойдет эта инструкция
Материал пригодится индивидуальным предпринимателям, компаниям, бухгалтерам и другим уполномоченным сотрудникам, которым необходимо оформить ЭСФ через ИС ЭСФ.
При этом необходимость выписки счета-фактуры зависит от статуса налогоплательщика и характера операции. Для отдельных случаев Налоговый кодекс предусматривает специальные правила или освобождение от выписки счета-фактуры.
Что нужно подготовить
Перед созданием ЭСФ проверьте:
Что понадобится | Что проверить |
ЭЦП | Сертификат действителен |
Данные поставщика | ИИН/БИН, наименование, адрес |
Данные покупателя | ИИН/БИН и реквизиты |
Договор | Номер и дата, если применимо |
Первичный документ | Накладная, акт или другой подтверждающий документ |
Сведения о товаре или услуге | Наименование, количество, цена, сумма |
НДС | Ставка и сумма, если налог применяется |
ЭСФ в ИС ЭСФ подписывается ЭЦП. Для некоторых налогоплательщиков при наличии установленного системой риска дополнительно требуется биометрическая идентификация при выписке документа.
Как выставить ЭСФ: пошаговая инструкция
1. Войдите в ИС ЭСФ
Откройте ИС ЭСФ и авторизуйтесь под своей учетной записью.
Новый участник системы проходит регистрацию с биометрической идентификацией и подписывает соглашение об использовании ИС ЭСФ. Юридическое лицо регистрируется руководителем, а для работы сотрудников предусмотрено наделение полномочиями через электронную доверенность в системе.
2. Создайте новый счет-фактуру
Выберите создание нового ЭСФ.
Система формирует электронную форму счета-фактуры. В ней предусмотрены разделы с реквизитами поставщика и получателя, банковскими данными, договором, документами поставки и сведениями о товарах, работах или услугах.
3. Заполните общий раздел
В начале документа указываются регистрационные данные и дата совершения оборота.
Это поле нельзя путать с датой фактического создания документа. Дата выписки ЭСФ формируется системой при его регистрации, а дата совершения оборота определяется по правилам Налогового кодекса.
4. Укажите данные поставщика и покупателя
Проверьте ИИН или БИН, наименование и место нахождения сторон.
Для поставщика в форме предусмотрены соответствующие строки ИИН/БИН, наименования и адреса. Аналогичные сведения заполняются по получателю.
Практический совет: перед отправкой сверяйте БИН покупателя с договором и первичными документами. Одна цифра ошибки может привести к необходимости оформлять исправленный ЭСФ.
5. Заполните сведения о товаре, работе или услуге
В табличной части указываются данные реализуемого товара, работы или услуги.
В зависимости от операции система может потребовать дополнительные сведения. Для отдельных товаров нужно учитывать сопроводительную накладную на товары и данные модуля «Виртуальный склад».
6. Укажите подтверждающий документ
Если операцию подтверждает акт, накладная или другой документ, соответствующие реквизиты указываются в разделе документов, подтверждающих поставку.
Для операций, по которым требуется СНТ, в ЭСФ указываются номер и дата зарегистрированной СНТ.
7. Проверьте документ
До подписания сверяйте:
дату оборота;
ИИН/БИН покупателя;
наименование товара или услуги;
количество;
цену;
сумму оборота;
НДС;
реквизиты договора и первичных документов.
Это последний удобный момент исправить обычную ошибку без оформления отдельной процедуры исправления ЭСФ.
8. Подпишите и отправьте ЭСФ
После заполнения документ удостоверяется ЭЦП и отправляется через ИС ЭСФ.
Система проверяет ЭСФ. Если ошибок не обнаружено, документ регистрируется и получает уникальный регистрационный номер. Именно зарегистрированный электронный документ считается выписанным ЭСФ.
В какой срок нужно выставить ЭСФ
По общему правилу счета-фактуры в 2026 году выписываются не ранее даты совершения оборота и не позднее 15 календарных дней после нее.
При этом статья 493 Налогового кодекса предусматривает специальные сроки для отдельных операций. Например, для некоторых видов поставок счет-фактура выписывается по итогам месяца, а для экспорта установлен отдельный срок. Поэтому перед отправкой ЭСФ нужно определить именно дату оборота и проверить, не применяется ли к операции специальное правило.
Пример
Услуга оказана и документально подтверждена 10 сентября.
По общему правилу ЭСФ можно выписать начиная с 10 сентября. Крайний срок — 15 календарных дней после даты оборота, если для данной операции законодательство не устанавливает другой срок.
Что делать, если допустили ошибку
Не все ошибки нужно исправлять одинаковым способом.
Исправленный ЭСФ используется, когда необходимо изменить сведения в уже выписанном документе. При его выписке первоначальный ЭСФ аннулируется.
Отзыв ЭСФ применяется, когда документ был отправлен ошибочно либо допущенная ошибка не может быть исправлена путем выписки исправленного ЭСФ.
Дополнительный ЭСФ применяется в предусмотренных налоговым законодательством случаях, например при корректировке размера оборота.
Главная ошибка — пытаться отзывать каждый документ, в котором просто допущена техническая неточность. Сначала нужно определить вид ошибки и соответствующий способ исправления.
💡 Совет эксперта
Не начинайте заполнение ЭСФ непосредственно с таблицы товаров.
Сначала сверяйте дату оборота, статус покупателя, ИИН/БИН и основание операции. Если эти данные определены неправильно, безошибочно заполненная товарная часть уже не спасет документ.
Особенно внимательно проверяйте операции с СНТ и товарами, учитываемыми в «Виртуальном складе». ИС ЭСФ сопоставляет сведения и может отклонить документ при расхождениях. КГД отдельно рекомендует при таких ошибках создавать ЭСФ на основании соответствующего акта или документа в системе.
Типичные ошибки
Неверная дата оборота. Дату составления документа нельзя просто заменить на удобную дату. Она определяется правилами Налогового кодекса.
Ошибка в БИН покупателя. Перед отправкой сравните его с договором и регистрационными данными контрагента.
Расхождения с СНТ. Для товаров, по которым используется СНТ, данные должны соответствовать зарегистрированному документу.
Попытка изменить уже зарегистрированный ЭСФ напрямую. Для таких случаев предусмотрены исправленный и дополнительный ЭСФ.
Просрочка. Нельзя ориентироваться только на дату оплаты. Сначала определяется дата совершения оборота, после чего рассчитывается срок выписки счета-фактуры.
Мини-чек-лист перед отправкой
Определена дата оборота.
Проверен срок выписки.
Верно указан ИИН/БИН покупателя.
Правильно указаны товар, работа или услуга.
Проверены количество, цена и сумма.
НДС указан корректно, если он применяется.
Данные ЭСФ совпадают с первичными документами.
При необходимости проверена СНТ.
ЭЦП действительна.
После отправки получен регистрационный номер.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выставить ЭСФ задним числом?
Создать электронный документ с произвольной прошлой датой выписки нельзя. Датой выписки ЭСФ является дата его регистрации в ИС ЭСФ. При этом дата совершения оборота указывается отдельно.
Нужно ли распечатывать ЭСФ?
Основным документом является электронный ЭСФ, содержащийся в ИС ЭСФ. Бумажная копия может использоваться дополнительно, если это необходимо для документооборота.
Может ли бухгалтер выставлять ЭСФ за компанию?
Да, если он имеет соответствующие полномочия в ИС ЭСФ. Для этого предусмотрена электронная доверенность. Юридическое лицо может предоставлять нескольким работникам право подписи ЭСФ от своего имени.
Что делать, если ЭСФ не отправляется?
Сначала проверьте обязательные поля и сообщения системы. Если проблема связана с СНТ или другим документом, необходимо устранить расхождение в соответствующем документе. При техническом сбое следует обратиться в службу поддержки ИС ЭСФ. КГД публикует отдельные разъяснения по типовым ошибкам системы.
Где хранятся выписанные ЭСФ?
Зарегистрированные электронные счета-фактуры хранятся в ИС ЭСФ в течение срока, установленного налоговым законодательством.
Что делать после отправки
После регистрации не удаляйте документы из собственного бухгалтерского архива. Проверьте статус ЭСФ и сохраните регистрационный номер.
Если обнаружена ошибка, сначала определите ее характер. Для исправления предусмотрены отдельные механизмы, поэтому повторное создание совершенно нового ЭСФ не всегда является правильным решением.
Для постоянной работы с ЭСФ удобно заранее подготовить шаблон проверки: дата оборота → контрагент → первичный документ → товар или услуга → НДС → СНТ → подпись → статус регистрации.
Заключение
Выставить электронный счет-фактуру в Казахстане можно через ИС ЭСФ в несколько основных этапов: зарегистрироваться, создать документ, заполнить реквизиты, проверить данные, подписать ЭЦП и отправить его.
Главное — правильно определить дату оборота и проверить сведения до подписания. В 2026 году базовый срок выписки составляет 15 календарных дней, но для отдельных операций действуют специальные правила.
Актуально на 30 сентября 2026 года. При изменении законодательства или функционала ИС ЭСФ отдельные сроки и порядок заполнения могут измениться.
