Актуально на 30 сентября 2026 года
«Виртуальный склад» — это модуль информационной системы электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ), который позволяет учитывать движение определенных товаров и контролировать их остатки. Через него оформляются операции с товаром: приход, перемещение, списание и, в предусмотренных случаях, ЭСФ и сопроводительные документы.
Главный принцип простой: товар должен поступить на виртуальный склад до того, как его остаток потребуется для дальнейшей операции.
С 1 сентября 2026 года значение модуля дополнительно выросло из-за запуска механизма прослеживаемости отдельных импортируемых товаров. Сейчас он охватывает 34 кода ТН ВЭД ЕАЭС, включая отдельные холодильники и морозильники, стиральные машины и телевизионную аппаратуру.
Кому подойдет эта инструкция
Материал пригодится ИП и компаниям, которые работают с товарами, попадающими под обязательное использование Виртуального склада, а также сотрудникам, отвечающим за ЭСФ и товарный учет.
Что такое Виртуальный склад
Это не отдельный физический склад. Виртуальный склад является цифровым учетом движения товара внутри ИС ЭСФ. В системе можно видеть остатки, оформлять приход, перемещение и списание, а информация о некоторых импортных товарах может поступать автоматически из государственных информационных систем.
Например, компания импортировала товар. После отражения необходимых сведений в системе товар появляется среди доступных остатков. При последующей реализации соответствующий остаток уменьшается.
Как начать работу
Сначала нужно иметь доступ к ИС ЭСФ и необходимые электронные ключи. Для работы организации права пользователя должны соответствовать его роли в системе. Для работы с функционалом виртуального склада также требуется зарегистрированный склад.
Дальше используется следующий порядок:
Этап | Что сделать |
1 | Войти в ИС ЭСФ |
2 | Проверить права пользователя |
3 | Зарегистрировать склад |
4 | Проверить товар и его код ТН ВЭД |
5 | Отразить поступление товара |
6 | Контролировать остаток |
7 | Оформить реализацию, перемещение или списание |
Названия отдельных элементов интерфейса могут меняться после обновлений системы, поэтому при технических действиях лучше ориентироваться на актуальное руководство пользователя ИС ЭСФ.
Как поставить товар на Виртуальный склад
Способ зависит от происхождения товара.
При импорте из третьих стран сведения могут поступать на основании декларации на товары. При ввозе из ЕАЭС используется информация из соответствующего заявления о ввозе. Для произведенной в Казахстане продукции предусмотрены отдельные операции в модуле.
Отдельная ситуация — товар, который уже фактически находился у компании до начала работы с Виртуальным складом. Для таких остатков предусмотрена форма ввода остатков.
Мини-кейс.
У предпринимателя на физическом складе находится 100 единиц товара, который нужно реализовывать через Виртуальный склад. Если в системе отражено только 60 единиц, при продаже 70 система не сможет корректно подтвердить наличие всего количества. Поэтому сначала нужно привести цифровой остаток в соответствие с фактическим.
Что делать с остатками
Во Виртуальном складе можно контролировать остатки товаров и операции по ним. Для отдельных случаев используются формы производства, списания, внутреннего перемещения, корректировки и детализации.
Особенно осторожно нужно работать с корректировками. Возможность изменить остаток зависит от того, каким способом товар был первоначально оприходован.
Типичная ошибка: пытаться исправить вручную остаток, который появился в системе автоматически на основании импортного документа. Для таких товаров порядок корректировки отличается, а некоторые остатки напрямую изменить нельзя.
Как оформить реализацию
При реализации товар должен быть доступен в остатках виртуального склада, если конкретная операция относится к товарам, учет которых осуществляется через этот модуль.
Для товаров, подпадающих под механизм прослеживаемости, действует дополнительное требование: документооборот осуществляется через Виртуальный склад, а ЭСФ оформляется с учетом соответствующего сопроводительного документа.
Поэтому перед продажей стоит проверить три вещи:
код ТН ВЭД → остаток → документ на поступление.
Если хотя бы один элемент не совпадает, оформление продажи может потребовать исправления исходных данных.
Перемещение товара между складами
Если один и тот же налогоплательщик перемещает товар с одного своего склада на другой, используется операция внутреннего перемещения. Она позволяет сохранить движение товара внутри одной организации, не оформляя такую операцию как обычную внешнюю реализацию.
Например, 20 единиц товара можно перевести с основного склада в торговую точку. После операции остаток должен отражаться уже по новому месту хранения.
Когда используется списание
Списание применяется, когда товар больше не должен числиться в остатках.
В документации КГД предусмотрены, в частности, причины, связанные с производством, порчей, утратой и другими случаями.
Здесь важно не использовать списание как универсальный способ исправления любой ошибки. Сначала нужно определить реальную причину изменения количества товара.
💡 Совет эксперта
Самая безопасная схема работы — сначала проверить источник поступления товара, затем код ТН ВЭД и только после этого оформлять дальнейшую операцию.
Не стоит ждать момента продажи, чтобы обнаружить расхождение между физическим и виртуальным остатком. Регулярная сверка значительно сокращает количество исправлений.
Что изменилось в 2026 году
С 1 января 2026 года действует новый приказ Министерства финансов № 661, которым утвержден перечень товаров, по которым ЭСФ выписываются посредством модуля «Виртуальный склад». Перечень нужно проверять по конкретному коду ТН ВЭД, а не только по названию товара.
Кроме того, с 1 сентября 2026 года действует механизм прослеживаемости отдельных товаров, ввезенных на территорию ЕАЭС. Для таких товаров предусмотрен электронный документооборот и использование Виртуального склада.
Это означает, что в 2026 году проверка кода ТН ВЭД перед оформлением операции стала особенно важной.
Мини-чек-лист перед работой
Перед проведением операции проверьте:
товар относится к нужному перечню;
код ТН ВЭД указан правильно;
товар есть в остатках;
количество совпадает с фактическим;
выбран правильный склад;
основание поступления отражено в системе;
для прослеживаемого товара оформлены необходимые документы.
Типичные ошибки
Неправильный код ТН ВЭД. Из-за него товар может попасть не в тот учетный сценарий.
Продажа при недостаточном виртуальном остатке. Физическое наличие товара само по себе не исправляет цифровой учет.
Дублирование складов. Несколько одинаково названных складов затрудняют контроль остатков.
Исправление операции неправильной формой. Не каждую ошибку нужно исправлять через корректировку остатков.
Игнорирование новых требований по прослеживаемости. Для товаров из действующего перечня порядок документооборота отличается от обычного товарного учета.
FAQ
Нужно ли регистрировать физический склад?
В модуле необходимо зарегистрировать склад, с которым будет вестись работа. В системе склад используется как часть цифрового учета товара.
Виртуальный склад нужен для всех товаров?
Нет. Обязательность зависит от действующих требований и конкретного товара, в частности его кода ТН ВЭД. С 2026 года действует новый перечень товаров, для которых ЭСФ выписываются через модуль.
Можно ли самостоятельно изменить любой остаток?
Нет. Возможности корректировки зависят от того, каким способом товар был оприходован. Например, некоторые остатки, поступившие из государственных информационных систем, напрямую корректировать нельзя.
Что делать, если виртуальный остаток не совпадает с фактическим?
Нужно установить причину расхождения и выбрать соответствующую операцию: ввод или корректировку остатков, внутреннее перемещение, производство либо списание. Не стоит просто уменьшать или увеличивать остаток без документального основания.
Где искать актуальные правила?
Нормативные требования лучше проверять в ИПС «Әділет», а технические инструкции — в разделе ИС ЭСФ на сайте Комитета государственных доходов. КГД отдельно публикует руководство пользователя и материалы по Виртуальному складу.
Что нужно запомнить
Виртуальный склад — это цифровая система контроля движения товара, а не дополнительный физический склад.
Работать с ним проще по одной схеме: проверить товар и код ТН ВЭД → отразить поступление → сверить остаток → оформить движение товара → проверить результат.
Для товаров, подпадающих под новые правила прослеживаемости, особенно важно правильно оформить документы и не допускать расхождений между операциями и остатками.
Дата актуальности: 30 сентября 2026 года.
Источники и нормативная база: КГД МФ РК, материалы по ИС ЭСФ и Виртуальному складу; приказ Министра финансов РК от 24 октября 2025 года № 623 о прослеживаемости товаров; приказ и.о. Министра финансов РК от 31 октября 2025 года № 661 о перечне товаров для Виртуального склада.
