Дата актуальности: 30 сентября 2026 года
Электронная счет-фактура (ЭСФ) оформляется через информационную систему «Электронные счета-фактуры» (ИС ЭСФ). Сначала нужно зарегистрироваться в системе, затем создать документ, указать данные поставщика и покупателя, заполнить сведения о товаре или услуге, подписать ЭСФ электронной цифровой подписью и отправить ее.
В общем случае счет-фактура выписывается не ранее даты совершения оборота и не позднее 15 календарных дней после этой даты. Для отдельных операций установлены специальные сроки.
Кому подойдет эта инструкция
Материал рассчитан на ИП, компании и бухгалтеров, которым нужно впервые оформить ЭСФ или проверить правильность процедуры.
С 2026 года обязанность по выписке счетов-фактур распространяется не только на плательщиков НДС. В предусмотренных Налоговым кодексом случаях ЭСФ обязаны выписывать и неплательщики НДС.
Что подготовить перед оформлением ЭСФ
Перед созданием документа соберите:
ЭЦП для работы в ИС ЭСФ;
ИИН или БИН покупателя;
договор и документы, подтверждающие сделку;
дату совершения оборота;
наименование товара, работы или услуги;
количество, единицу измерения и цену;
сведения о НДС и применяемой ставке, если операция облагается НДС.
ЭСФ удостоверяется ЭЦП. С 2026 года при наличии соответствующего риска система может дополнительно потребовать биометрическую идентификацию лица, выписывающего документ.
Как оформить электронную счет-фактуру
1. Войдите в ИС ЭСФ
Работа проводится через портал ИС ЭСФ. Для нового пользователя сначала требуется пройти регистрацию и подписать соглашение об использовании системы.
Для юридического лица регистрация проводится руководителем. Правила также позволяют назначить уполномоченного сотрудника через электронную доверенность.
2. Создайте новую ЭСФ
В журнале электронных счетов-фактур выберите функцию создания нового документа.
Система открывает форму, состоящую из нескольких разделов. В ней предусмотрены данные поставщика, покупателя, договора, подтверждающих документов и непосредственно поставляемых товаров, работ или услуг.
3. Заполните данные покупателя
Проверьте ИИН или БИН, наименование и другие реквизиты получателя.
Это место лучше проверять особенно внимательно. Ошибка в реквизитах контрагента может потребовать оформления исправленного или отзыва ранее выписанной ЭСФ.
4. Укажите сведения о сделке
В соответствующих разделах указываются договор, документы, подтверждающие поставку, а также сведения о товаре, работе или услуге.
Для каждой позиции проверьте количество, цену, размер оборота и налоговые показатели.
Суммовые значения по общему правилу указываются в тенге. Для предусмотренных законодательством случаев допускается использование иностранной валюты.
5. Проверьте НДС
Если вы являетесь плательщиком НДС, ставка и сумма налога должны соответствовать конкретной операции.
Неплательщик НДС также может быть обязан выписать ЭСФ в установленных законом случаях. При этом в форме используется отметка «Без НДС».
6. Подпишите и отправьте документ
После заполнения ЭСФ необходимо подписать ЭЦП.
Система проверяет документ. При отсутствии ошибок ему присваивается регистрационный номер. Именно после прохождения установленной процедуры и получения регистрационного номера ЭСФ считается отправленной.
7. Проверьте статус ЭСФ
Не ограничивайтесь нажатием кнопки отправки.
Проверьте, что документ прошел обработку и зарегистрирован системой. В ИС ЭСФ отображаются статусы документа, включая «Доставлен», «Ошибка», «Подтвержден» и другие.
Для обычной ЭСФ важно убедиться в ее успешной регистрации и доставке получателю. Для исправленной, дополнительной или отозванной ЭСФ с 2026 года в предусмотренных случаях требуется подтверждение получателя — плательщика НДС.
Срок выписки ЭСФ
Главное правило — 15 календарных дней с даты совершения оборота по реализации.
Например, если оборот совершен 10 сентября, отсчет срока начинается от этой даты. Но для отдельных операций Налоговый кодекс устанавливает специальные сроки, поэтому универсально применять правило 15 дней ко всем сделкам нельзя.
Отдельный порядок предусмотрен, например, для ЭСФ за нерезидента. Поэтому перед оформлением такой операции необходимо использовать специальную процедуру ИС ЭСФ.
Можно ли выписать бумажную счет-фактуру
В 2026 году основным способом является электронная форма.
Бумажный документ допускается только в случаях, установленных Налоговым кодексом. Среди них — отсутствие телекоммуникационной сети в месте нахождения налогоплательщика или подтвержденный технический сбой ИС ЭСФ. После восстановления работы системы документ в предусмотренных случаях необходимо внести в ИС ЭСФ.
Мини-чек-лист перед отправкой
Перед подписанием проверьте:
правильный ИИН/БИН покупателя;
дату совершения оборота;
номер и дату договора;
наименование и количество товара или услуги;
цену и сумму оборота;
ставку и сумму НДС;
наличие обязательных документов;
срок выписки;
итоговый статус ЭСФ после отправки.
Типичные ошибки
Неверная дата оборота. Дата создания ЭСФ и дата совершения оборота могут отличаться. Для расчета срока используется дата совершения оборота.
Ошибка в реквизитах покупателя. Перед отправкой лучше сверить БИН или ИИН с документами контрагента.
Неправильная ставка НДС. Нельзя выбирать ставку только по привычке. Она зависит от статуса налогоплательщика и конкретной операции.
Документ отправлен, но статус не проверен. Сохранение или подписание черновика еще не означает, что ЭСФ успешно зарегистрирована.
Пропущен срок. Для большинства операций действует срок до 15 календарных дней, но отдельные категории имеют специальные правила.
💡 Совет эксперта
Не начинайте заполнение ЭСФ с самой формы. Сначала сверяйте первичные документы: договор, акт, накладную и данные контрагента.
Такой порядок снижает риск исправлений. Особенно это полезно при большом количестве однотипных счетов-фактур.
Что делать, если в ЭСФ обнаружена ошибка
Если после выписки обнаружена ошибка, порядок исправления зависит от ее характера.
Налоговый кодекс предусматривает исправленный ЭСФ, дополнительный ЭСФ и отзыв документа. Это разные процедуры, поэтому заменять одну другой без проверки оснований не стоит.
С 2026 года исправленные, дополнительные и отозванные ЭСФ в предусмотренных случаях требуют подтверждения получателя — плательщика НДС.
FAQ
Нужно ли быть плательщиком НДС, чтобы выписывать ЭСФ?
Нет. В отдельных случаях обязанность по выписке счета-фактуры возникает и у неплательщиков НДС. Перечень таких случаев установлен налоговым законодательством.
Где оформляется ЭСФ?
В информационной системе «Электронные счета-фактуры». Ее можно использовать через веб-приложение, а учетную систему бизнеса при необходимости можно интегрировать с ИС ЭСФ.
Когда ЭСФ считается выписанной?
После заполнения документ подписывается и проходит обработку системой. При отсутствии ошибок ему присваивается регистрационный номер.
Можно ли распечатать ЭСФ?
Да. Однако оригиналом ЭСФ считается ее электронная версия, содержащаяся в ИС ЭСФ. Бумажная распечатка является копией.
Что делать, если система не дает выписать ЭСФ?
Сначала проверьте реквизиты, статус регистрации и действительность ЭЦП. Если проблема связана с техническим сбоем, необходимо проверить официальные сообщения КГД о работе ИС ЭСФ и действующие правила оформления документов на бумаге.
Заключение
Оформление ЭСФ сводится к пяти основным действиям: зарегистрироваться в ИС ЭСФ, создать документ, заполнить реквизиты сделки, подписать ЭЦП и проверить регистрацию.
Главное — не пропустить срок и заранее проверить данные покупателя, дату оборота и налоговые показатели. В 2026 году особенно важно учитывать новые правила Налогового кодекса и специальные случаи, для которых предусмотрен отдельный порядок.
Внутренняя перелинковка Finance.kz
Рекомендуемые анкоры:
Основные источники: действующие с 1 января 2026 года Правила выписки счета-фактуры по приказу Министра финансов РК №629, разъяснения Комитета государственных доходов и нормы нового Налогового кодекса РК.
