Актуально на октябрь 2026 года
ИС ЭСФ — информационная система электронных счетов-фактур, через которую предприниматели и компании оформляют, отправляют и получают электронные счета-фактуры.
Для обычной работы нужно зарегистрироваться в системе, иметь необходимые средства электронной подписи, создать ЭСФ, заполнить сведения о продавце, покупателе и операции, подписать документ и отправить его. После регистрации ЭСФ получает уникальный регистрационный номер.
В общем случае электронный счет-фактура выписывается не ранее даты совершения оборота и не позднее 15 календарных дней после нее. Для отдельных операций законодательством предусмотрены специальные сроки.
Кому нужна ИС ЭСФ
Система нужна предпринимателям и организациям, которые обязаны выписывать счета-фактуры в электронной форме. Кроме самого ЭСФ, в системе доступны дополнительные инструменты, включая «Виртуальный склад», работу с сопроводительными накладными и интеграцию с учетными программами через API.
Физическое лицо, зарегистрированное в ИС ЭСФ только со статусом «физическое лицо», самостоятельно ЭСФ не выписывает. Работать с документами от имени бизнеса оно может в качестве уполномоченного лица при наличии соответствующих полномочий.
Как зарегистрироваться в ИС ЭСФ
С 2026 года правила предусматривают биометрическую идентификацию при регистрации участника ИС ЭСФ и подписание отдельного соглашения с системой. Для юридического лица регистрацию проводит руководитель. Соглашение за компанию удостоверяется ЭЦП руководителя как физического лица, ЭЦП юридического лица и биометрической идентификацией руководителя.
После регистрации руководитель может предоставить сотруднику полномочия для работы в системе через электронную доверенность. Права можно ограничивать и впоследствии изменять или отзывать.
Практический совет: не передавайте сотруднику больше прав, чем ему действительно требуется. Для бухгалтера, например, достаточно полномочий, связанных с созданием и обработкой ЭСФ.
Как выписать ЭСФ
Рабочий процесс выглядит так:
Создать → заполнить → проверить → подписать → отправить → убедиться в регистрации.
При создании ЭСФ система предусматривает несколько групп данных: сведения о поставщике и покупателе, данные о договоре и документах, информацию о товарах, работах или услугах, а также дополнительные сведения.
Главная ошибка начинающих пользователей — сразу переходить к заполнению товара. Сначала проверьте реквизиты контрагента и дату операции.
1. Проверьте данные покупателя
Перед отправкой убедитесь, что правильно указаны идентификационные данные получателя и другие обязательные реквизиты.
Ошибка в реквизитах может потребовать последующего исправления ЭСФ.
2. Укажите дату совершения оборота
Это не обязательно дата, когда бухгалтер сел оформлять документ.
Дата выписки ЭСФ связана с датой отправки документа, а дата совершения оборота определяется правилами налогового законодательства. В общем случае ЭСФ нельзя выписать раньше даты совершения оборота.
Пример: товар передан покупателю 5 октября. Сам ЭСФ может быть оформлен позже, но в обычной ситуации крайний срок не должен выходить за пределы установленного 15-дневного периода.
3. Заполните товары, работы или услуги
Проверьте наименование, количество, единицу измерения, стоимость и налоговые показатели.
Для товаров, работающих через «Виртуальный склад», сведения могут подтягиваться из соответствующих данных системы. Сам модуль предназначен для учета движения и остатков товаров.
4. Проверьте документ целиком
Перед подписанием сравните ЭСФ с первичными документами: договором, накладной, актом выполненных работ или другими документами по операции.
Особенно внимательно проверьте:
Что проверить | Почему |
БИН/ИИН контрагента | Ошибка затрагивает самого получателя |
Дату оборота | Она влияет на налоговый учет |
Наименование товара или услуги | Данные должны соответствовать операции |
Количество и стоимость | Ошибка искажает расчет |
НДС | Важен для налогового учета |
Документы-основания | Помогают подтвердить операцию |
После отправки система проводит обработку ЭСФ. При отсутствии выявленных ошибок документ регистрируется и получает уникальный регистрационный номер.
Что означают статусы ЭСФ
Не каждый статус означает проблему.
«Черновик» — документ еще не завершен.
«Ошибочный» — ЭСФ не прошел обработку и не был отправлен получателю.
«Не просмотрен» — получатель еще не просмотрел документ.
«Доставлен» — получатель его просмотрел.
«Отозван» — поставщик отозвал ЭСФ.
Для исправленных и дополнительных ЭСФ используются также статусы подтверждения или отклонения.
Совет эксперта
После отправки не закрывайте систему сразу. Проверьте итоговый статус и регистрационный номер. Для бухгалтерии важен не просто созданный черновик, а корректно обработанный и зарегистрированный документ.
Что делать, если в ЭСФ нашли ошибку
Здесь важно отличать обычную ошибку от изменения показателей операции.
Для исправления предусмотрен исправленный ЭСФ, а в предусмотренных законодательством случаях оформляется дополнительный ЭСФ. Отзыв применяется в случаях, установленных налоговым законодательством.
С 1 января 2026 года исправленные, дополнительные и отозванные ЭСФ требуют подтверждения получателем в предусмотренных правилами случаях. Поэтому после отправки такого документа нужно контролировать не только свои действия, но и реакцию контрагента.
Типичная ошибка: бухгалтер видит неточность и пытается просто изменить уже зарегистрированный документ. Зарегистрированный ЭСФ нельзя редактировать как обычный черновик — нужно использовать предусмотренный механизм исправления.
Что делать при проблемах с ИС ЭСФ
Иногда проблема связана не с заполнением документа, а с работой самой системы.
КГД публикует отдельные сообщения о технических работах. Например, в июле 2026 года в связи с обновлением форм ЭСФ и СНТ система временно была недоступна, а для соответствующей даты был предусмотрен специальный порядок оформления документов.
Поэтому при техническом сбое не стоит самостоятельно считать документ просроченным. Сначала проверьте официальные сообщения КГД о работе ИС ЭСФ.
Для пользователей также доступны инструкции, видеоуроки, методические и технические материалы.
Мини-чек-лист перед отправкой ЭСФ
Перед подписанием проверьте пять вещей:
правильный БИН/ИИН покупателя;
правильная дата совершения оборота;
товар, работа или услуга соответствуют первичным документам;
правильно указаны суммы и НДС;
после отправки ЭСФ получил регистрационный номер.
Если эти пункты проверены, вероятность технической или бухгалтерской ошибки заметно ниже.
Типичные ошибки
Выписать ЭСФ раньше даты оборота. В общем случае так делать нельзя.
Перепутать дату операции и дату выписки. Это разные реквизиты.
Проверить только сумму. Ошибка в БИН, товаре или других реквизитах также имеет значение.
Считать черновик выписанным ЭСФ. Черновик еще не является зарегистрированным документом.
Не контролировать исправленные ЭСФ. В 2026 году для ряда таких операций требуется подтверждение получателя.
FAQ
Нужно ли устанавливать отдельную программу для ИС ЭСФ?
Нет. Работать можно через веб-приложение ИС ЭСФ. Для бизнеса также предусмотрена интеграция с внешними учетными системами через API.
Можно ли дать бухгалтеру доступ к ЭСФ?
Да. Правила предусматривают назначение уполномоченного лица и предоставление ему прав через электронную доверенность в ИС ЭСФ.
Сколько времени есть на выписку ЭСФ?
В общем случае — не позднее 15 календарных дней после даты совершения оборота и не ранее самой даты оборота. Для отдельных операций существуют специальные сроки.
Что делать, если ошиблись в уже зарегистрированном ЭСФ?
Использовать соответствующий механизм исправленного, дополнительного ЭСФ или отзыва. Конкретный вариант зависит от характера ошибки и ситуации, предусмотренной Налоговым кодексом.
Заключение
Работа с ИС ЭСФ сводится к простой последовательности: правильно определить операцию, заполнить документ, проверить реквизиты, подписать ЭЦП и проконтролировать регистрацию.
Самый надежный подход — не откладывать выписку на последний день и проверять ЭСФ по первичным документам до отправки.
Для законодательства и правил, которые меняются, ориентируйтесь на действующую редакцию Налогового кодекса и актуальные материалы КГД.
Полезные внутренние ссылки для Finance.kz:
Методология и нормативная база
Материал подготовлен с учетом действующих в 2026 году Правил выписки счета-фактуры, утвержденных приказом Министра финансов РК от 28 октября 2025 года № 629, официальных разъяснений Комитета государственных доходов и информации об изменениях ИС ЭСФ. Правила № 629 введены в действие с 1 января 2026 года.
