Виртуальный склад — это специальный модуль информационной системы электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ). Он нужен для автоматического учета и контроля движения определенных товаров: от их ввоза или производства до продажи или другого выбытия. Это не настоящий склад, где физически лежит товар.
Система показывает, сколько товара поступило, откуда он появился и куда был реализован. Для отдельных категорий товаров операции проводятся с использованием данных виртуального склада и электронных документов.
Актуально на 1 октября 2026 года.
Кому нужно разбираться с виртуальным складом
Материал прежде всего пригодится предпринимателям, которые занимаются импортом, производством или реализацией товаров, попадающих под специальные правила учета.
Главный момент — виртуальный склад не применяется ко всем товарам подряд. Перечни зависят от конкретного механизма контроля и нормативных актов.
С 1 января 2026 года действует новый перечень товаров, по которым электронные счета-фактуры выписываются посредством модуля «Виртуальный склад». Он утвержден приказом исполняющего обязанности Министра финансов РК от 31 октября 2025 года № 661.
Как работает виртуальный склад
Упрощенно цепочка выглядит так:
Поступление товара → отражение в системе → перемещение или реализация → списание.
Например, компания импортировала партию товара в Казахстан. Сведения о товаре могут использоваться для его оприходования в системе на основании соответствующих документов, включая декларацию на товары или заявление о ввозе. При дальнейшей реализации информация используется при оформлении электронного счета-фактуры.
Поэтому остаток в виртуальном складе должен соответствовать фактическому движению товара по документам.
Пример
Компания получила 100 единиц товара.
В виртуальном складе отражено 100 единиц. Затем предприниматель продал 30.
После оформления операции остаток должен составлять 70 единиц.
Если предприниматель пытается оформить реализацию большего количества, чем числится в системе, возникает проблема с корректностью учета и документами.
Что именно контролирует виртуальный склад
Модуль позволяет вести сведения о товарах, автоматически считать остатки, фиксировать поступление, перемещение и списание. КГД также указывает, что система хранит электронные документы, связанные с движением товара, и позволяет контролировать его происхождение.
Для бизнеса это означает более строгую связь между товаром и электронными документами.
Отдельное значение виртуальный склад получил в механизме прослеживаемости товаров. Правила, утвержденные приказом Министра финансов РК № 623 от 24 октября 2025 года, действуют с 1 января 2026 года.
С 1 сентября 2026 года в Казахстане применяется механизм прослеживаемости для определенных товаров, ввезенных на таможенную территорию ЕАЭС. Перечень таких товаров утвержден решением Совета ЕЭК от 26 января 2026 года № 5. КГД сообщает, что в этом перечне указано 34 кода ТН ВЭД ЕАЭС.
Виртуальный склад и обычный склад — в чем разница
Критерий | Обычный склад | Виртуальный склад |
Где находится | Физически | В ИС ЭСФ |
Что хранится | Товар | Информация о товаре и его движении |
Можно ли хранить товар | Да | Нет |
Учет остатков | Физический и бухгалтерский | Электронный |
Назначение | Хранение | Учет и контроль движения |
Главная ошибка — воспринимать виртуальный склад как дополнительное помещение бизнеса. На нем ничего физически не хранится.
Нужно ли регистрировать отдельное помещение
Нет. Речь идет не о строительстве или аренде нового склада.
В системе могут создаваться виртуальные склады, связанные с учетом товаров налогоплательщика. При этом физическое место хранения товара и его электронное отражение в ИС ЭСФ — разные вещи.
КГД описывает виртуальный склад как модуль ИС ЭСФ, где учитываются товары, находящиеся на физических складах налогоплательщиков.
Что делать предпринимателю
Перед операцией с товаром сначала определите его код ТН ВЭД ЕАЭС и проверьте, входит ли он в соответствующий перечень.
Затем нужно проверить, какой электронный документ требуется для конкретной операции. Для товаров, подпадающих под механизм прослеживаемости, документооборот осуществляется посредством виртуального склада.
После этого важно контролировать остатки. Количество товара в системе не должно расходиться с документами и фактическим движением.
Мини-чек-лист
Перед оформлением операции проверьте:
код ТН ВЭД ЕАЭС;
входит ли товар в нужный перечень;
основание поступления товара;
остаток в виртуальном складе;
правильность количества и единицы измерения;
необходимые ЭСФ и другие электронные документы.
Типичные ошибки
Ошибка 1. Считать, что виртуальный склад нужен для любого товара.
Это неверно. Обязанность зависит от конкретного перечня и правил.
Ошибка 2. Путать виртуальный склад с обычным.
Виртуальный склад отражает товар в информационной системе, а не предоставляет место для его физического хранения.
Ошибка 3. Не сверять остатки.
Продажа товара должна соответствовать данным электронного учета.
Ошибка 4. Проверять только название товара.
Для налогового учета большое значение имеет код ТН ВЭД ЕАЭС.
Ошибка 5. Пользоваться старой инструкцией.
Правила изменились с 2026 года. Например, прежние правила выписки ЭСФ, утвержденные приказом № 370, утратили силу с 1 января 2026 года. Сейчас действует приказ Министра финансов № 629 от 28 октября 2025 года.
💡 Совет эксперта
Не начинайте с вопроса «как оформить товар в виртуальном складе».
Сначала определите код товара и основание его поступления. После этого станет понятнее, применяется ли к операции виртуальный склад, какие документы нужны и как должен сформироваться остаток.
Особенно внимательно проверяйте изменения 2026 года. Сейчас одновременно применяются правила виртуального склада, новый перечень товаров для ЭСФ через модуль и отдельный механизм прослеживаемости товаров в рамках ЕАЭС.
FAQ
Что такое виртуальный склад простыми словами?
Это электронный учет движения определенных товаров внутри ИС ЭСФ. Он позволяет контролировать поступление, перемещение и выбытие товара.
Всем ли ИП и ТОО нужен виртуальный склад?
Нет. Обязанность зависит от вида товара и применяемых к нему правил.
Где находится виртуальный склад?
Он находится в информационной системе электронных счетов-фактур. Физического помещения с таким названием нет.
Можно ли продать товар, если его нет в виртуальном остатке?
Оформление операции может вызвать проблемы, если электронный учет не соответствует основанию приобретения и имеющемуся остатку. Перед продажей нужно проверить данные в системе и документы.
Где посмотреть, относится ли мой товар к виртуальному складу?
Проверять нужно действующий перечень товаров и код ТН ВЭД ЕАЭС. Для 2026 года один из ключевых документов — приказ № 661 от 31 октября 2025 года.
Заключение
Виртуальный склад в Казахстане — это инструмент электронного учета и прослеживаемости товаров, а не физический склад.
Предпринимателю важно не просто знать о существовании модуля, а определить три вещи: какой товар учитывается, какой код ТН ВЭД у него указан и какие документы требуются для конкретной операции.
Перед оформлением сделки проверяйте актуальные перечни и правила в ИС ЭСФ и нормативной базе. Это особенно важно после изменений, вступивших в силу в 2026 году.
Основные нормативные источники для редакционной проверки: КГД РК, приказ Минфина № 623 от 24 октября 2025 года, приказ № 629 от 28 октября 2025 года, приказ № 661 от 31 октября 2025 года и решение Совета ЕЭК № 5 от 26 января 2026 года.
Дата обновления: 1 октября 2026 года
